Functiehuis voor rozenkweker Afriflora/Sher

Voor 13.000 medewerkers in Ethiopië een functiehuis opzetten, was een uitdagende klus voor HR-projectmanager Monique Hoenderdos van rozenkweker Afriflora. ‘Na twee stappen vooruit moet je vaak één stap achteruit zetten om iedereen erbij te houden.’

‘Bij onze Ethiopische organisatie zou je grote efficiencyslagen kunnen maken. Maar de vraag is: wil je dat ook?’ Heel nieuwe vragen kwamen op HR-manager Monique Hoenderdos af toen ze aan de slag ging voor Sher Ethiopia, onderdeel van Afriflora in Aalsmeer. Op de drie kwekerijen in Ethiopië zijn doorgaans zo’n 13.000 en op hoogtijdagen zelfs 15.000 medewerkers bezig met de corebusiness: het telen, plukken en verpakken van rozen voor de grootste rozenkweker ter wereld. In de zestien jaar dat de kweker daar nu is gevestigd, veranderde een leeg stuk platteland in een stad van ongeveer 110.000 mensen, met een door Sher opgezette school en een ziekenhuis. Ook de ruim 500 mensen die daar werken staan op de loonlijst.

Het is volgens Hoenderdos steeds zoeken naar de balans tussen een efficiënte bedrijfsvoering en de bijdrage die het bedrijf wil leveren aan werkgelegenheid, zorg en scholing. ‘We creëren banen waarvan hele families kunnen eten. Dit project heeft mij geleerd mijn westerse bril af te zetten, meer oog te krijgen voor andere belangen.’

Kippenvel

Toen Hoenderdos begin 2020 voor het eerst de kwekerij in Ethiopië bezocht, was ze meteen verkocht, vertelt ze. ‘Ik vond het fantastisch daar: de grootse operatie, de vriendelijkheid van de mensen, hun wil om er onder moeilijke omstandigheden iets van te maken, de wens om te veranderen. Kippenvel.’ Enkele maanden eerder had de CEO van Afriflora haar gevraagd een HR-structuur op te zetten voor de ongeveer veertig ondersteunende functies in Nederland. Sinds enige jaren was Afriflora geen familiebedrijf meer, maar als onderdeel van het Britse tuinbouwbedrijf Flamingo Group International eigendom van private equity-bedrijf Sun Capital Partners. ‘In de organisatie heerste een ondernemersmentaliteit van keihard aanpakken. Maar er was behoefte aan meer duidelijkheid over functies en verantwoordelijkheden, een beoordelingscyclus en een HR-agenda.’

Hoenderdos had het in Nederland vrij snel voor elkaar. Toen kwam de echte uitdaging: een functiehuis opzetten voor al die duizenden banen in Ethiopië. Vaak banen die je eigenlijk in het echt moet zien om te kunnen begrijpen wat ze behelzen. Zoals de donkey cart-driver die de rozen vervoert naar andere verpakkingslocaties of de cold room-supervisor die werkt in de gekoelde vertrekken waarin de rozen worden opgeslagen. Maar dat zat er door de corona-uitbraak niet in, toen Hoenderdos in het voorjaar van 2020 BexerHamstra inschakelde.

Creatieve oplossingen

Afriflora had een goede functiewegingsmethodiek nodig. Hoenderdos kende de indelingstool van BexerHamstra en had bij eerdere projecten al met Lianne Hamstra gewerkt. ‘Wat ik bij haar zie is een combinatie van expertise en pragmatisme die past bij mij en bij deze organisatie.’

Reizen was op dat moment niet mogelijk. Via een haperende internetverbinding kreeg het lokale projectteam uitleg over het wegen en evalueren van functies. Hoederdos leerde heel wat geduld op te brengen, vertelt ze. ‘Hier in Nederland denk je als HR-manager: go-go-go! In Afrika heb ik geleerd dat je na twee stappen vooruit vaak één stap achteruit moet zetten om iedereen erbij te houden. En uiteindelijk kom je er toch.’ Het was een tijdrovende klus, die creatieve oplossingen met zich meebracht. In de eerste fase van het traject moesten er heel veel interviews met medewerkers worden gehouden voor het in kaart brengen van driehonderd basisfuncties. Het lokale HR-team kwam op het idee om daarvoor de docenten van de school in te schakelen. BexerHamstra stelde vragenlijsten op en maakte op basis van de interviews functiebeschrijvingen en functiewegingen.

In fase twee waren vijftig seniore functies aan de beurt. Begin 2021 mocht er weer gereisd worden, en in het vroege voorjaar togen Hoenderdos en Hamstra samen naar de kwekerijen in Ethiopië voor de interviews. Uit deze en de eerdere gesprekken kwam een job-matrix van in totaal 350 rollen. In juni was het functiehuis afgerond.

Afriflora

Rondgang door de kassen

Hoenderdos was wel nog even bezig. Naast het nieuwe functiehuis liepen er verschillende andere projecten, zoals het opzetten van een beloningsstructuur, een HR-manual en HR-database en een nieuwe website met veel aandacht voor HR, diversiteit en inclusiviteit. Daarnaast werd een trainingsprogramma geïntroduceerd voor zowel leidinggevenden als nieuwkomers op de kwekerijen. Van die trainingen ziet Hoenderdos, die tot voor kort twee keer per maand naar Ethiopië afreisde, nu al effect. ‘Ik maak altijd een rondgang door de kassen, samen met een tolk, en ik merk dat er iets is veranderd. De cultuur is daar heel hiërarchisch, daarvoor moet je respect hebben. Maar de manier waarop supervisors orders schreeuwden naar de werknemers, daar had ik moeite mee. Dankzij de trainingen zien we daar stap voor stap verandering in komen. Het scheelt ook dat nieuwe medewerkers beter weten wat van ze verwacht wordt nu we met on the job-trainingen zijn begonnen.’

Eind dit jaar moeten de verschillende onderdelen van de nieuwe HR-structuur goeddeels gereed zijn, zodat de lokale HR-medewerkers die vanaf volgend jaar kunnen implementeren. Hoewel haar klus er voorlopig op zit, hoopt Hoenderdos dat ze nog eens op de rozenkwekerijen in Ethiopië mag rondlopen. ‘Ik heb bewondering voor de enorme veerkracht van de mensen daar. Ze leven bij de dag en dan toch die wil om er iets van te maken. Heel bijzonder dat ik aan deze organisatie een professionele bijdrage kon leveren en zo impact kon maken op de community daar.’

‘Dit project heeft mij geleerd mijn westerse bril af te zetten’