Nieuwe pensioenregelingen Den Hartogh Logistics

Toen bij logistiek dienstverlener Den Hartogh Logistics drie pensioencontracten afliepen, gaf dat volgens HR-directeur Annelies Balistreri mogelijkheden voor nieuwe, toekomstbestendige regelingen. Die kwamen er, in nauwe samenwerking met de OR.

‘Vertrouwen is tijdens zo’n proces hartstikke belangrijk’

‘Samen optrekken met de medewerkers leidt tot de beste resultaten, daar geloven wij in’, aldus HR-directeur Annelies Balistreri. Toen de organisatie ging nadenken over de nieuwe pensioentoezegging, werd daarom direct de ondernemingsraad erbij betrokken. Balistreri: ‘Je kunt wel enquêtes op medewerkers loslaten om erachter te komen wat ze willen, maar daarvoor is het vraagstuk te complex. Je moet de diepte in.’ Er kwam een pensioencommissie van vijf OR-leden, met een eigen adviseur. Zij kregen een verdiepende training, net als de voltallige OR, die instemming moest gaan verlenen.

DenHartoghLogistics

Van middelloonregeling naar premieregeling

Den Hartogh Logistics heeft verschillende pensioenregelingen lopen, onder meer als gevolg van een overname. Twee jaar geleden besloot de organisatie dit te gaan aanpakken. Het was er een mooi moment voor: drie regelingen zouden eind 2020 aflopen, vertelt compensation & benefits-manager Marc Starink. Eén contract voor de hele organisatie bleek niet haalbaar, onder meer omdat een deel van de medewerkers een verplichtgesteld pensioen bij een bedrijfstakpensioenfonds heeft. ‘Maar het aantal contracten en uitvoerders verminderen zorgt al voor meer efficiency.’

De regelingen onveranderd doorzetten zou heel duur worden en in de aanloop naar het nieuwe pensioenstelsel niet toekomstbestendig zijn. Starink: ‘De kosten zouden de pan uitrijzen, zonder extra’s voor de medewerkers. De meeste medewerkers hadden een gegarandeerde middelloonregeling.’ Een beschikbare premieregeling sluit beter aan op het nieuwe pensioenstelsel. Daarom wilde Den Hartogh de medewerkers van wie het pensioencontract afliep en die niet verplichtgesteld waren ook deze optie bieden.

Aanvankelijk was het idee om de huidige medewerkers de keuze te geven: of de middelloonregeling of de beschikbare premieregeling. ‘Het leek ons een stap te ver om het in één keer te doen. Maar experts overtuigden ons en de pensioencommissie dat een tweesporenbeleid niet handig is. Zij gaven ons het vertrouwen dat een beschikbare premieregeling helemaal niet minder goed hoeft te zijn en ook toekomstbestendiger is.’ Het besluit viel om alleen met de beschikbare premieregeling verder te gaan en de OR zag dat ook zitten. Marc Starink was opgetogen dat de OR zo actief meedacht over een moderne oplossing. ‘Ze dachten aan de belangen van de medewerkers én van de organisatie. Heel fijn was dat. Zo hoeven we ook niet over een paar jaar weer om de tafel omdat de regeling niet toekomst-proof blijkt voor deze groep medewerkers.’

Waardevolle input OR

De input van de OR was ook op andere momenten erg waardevol, vindt HR-directeur Balistreri. Met de nieuwe regeling is het mogelijk om de eigen bijdrage van medewerkers te verlagen van de verplichte 9,6 procent naar 4 procent van de pensioengrondslag. Zo blijft onderaan de streep meer salaris over. Nieuwe medewerkers betalen sowieso die 4 procent eigen bijdrage, de huidige medewerkers krijgen van Den Hartogh de keuze. Het team vanuit de werkgever – Balistreri, Starink en financieel directeur Bram Paape – wilde medewerkers die 9,6 procent als default aanbieden. Voor de verlaging naar 4 procent zouden zij dan dus zelf actie moeten ondernemen. ‘Dat was vanuit onze zorgplichtgedachte. Maar we twijfelden of de medewerkers het niet liever andersom zouden willen, dat de lage premie voorop zou staan. We hebben het voorgelegd aan de pensioencommissie en die bleek ook voorstander van de default te zijn.’

Tot nu toe kozen relatief weinig mensen voor de lagere premie, constateerde Starink enigszins tot zijn verrassing. ‘Terwijl die toch zo’n 5 procent meer nettosalaris oplevert, dat lijkt me best interessant.’ Waren het vooral de jongeren die wel voor de lagere premie kozen?  ‘Nee, een directe connectie met leeftijd heb ik niet kunnen zien. Ook sommige medewerkers die de pensioenleeftijd al bijna bereikt hebben, maakten die keuze.’

‘De OR dacht aan de belangen van de medewerkers én van de organisatie. Heel fijn was dat’

Toen er een akkoord lag voor de gewenste nieuwe pensioenregeling, werd het tijd voor het selecteren van een pensioenuitvoerder, onder meer met een ‘beauty parade’ van drie verschillende uitvoerders. Den Hartogh was inmiddels een jaar verder, nazomer 2020. Adviseur BexerHamstra begon aan een analyse van offertes en in die periode werd het ook tijd om de plannen met de medewerkersvertegenwoordiging te bespreken. Die moest uiteindelijk immers ook instemmen met het voorstel. Door de uitbraak van de coronacrisis waren bijeenkomsten niet meer mogelijk. ‘Dat was best lastig soms’, aldus Balistreri. ‘De afstemming met de pensioencommissie en de OR moest ook grotendeels online. Een paar keer hebben we een grote zaal gehuurd om te kunnen onderhandelen en overleggen over de details. Zeker aan het eind van het proces wil je elkaar echt zien.’ Persoonlijke of groepssessies met medewerkers waren door de omstandigheden niet goed mogelijk, maar de online bijeenkomsten troffen ook doel.

De beslissing om de OR-leden van meet af aan bij het keuzeproces te betrekken, pakte goed uit. Al stond hun inhoudelijke input en vertegenwoordiging van medewerkerswensen voor Balistreri voorop, de instemming van de OR hielp de medewerkers wel bij hun beslissing. ‘Daar ontlenen zij vertrouwen aan. Zo is onze cultuur ook. Onze medewerkers vertrouwen erop dat het bedrijf het beste met hen voor heeft.’

Overleg

Samenwerking met BexerHamstra

Wat ook hielp was de zorg die de organisatie besteedde aan de individuele instemmingsbrieven voor de betrokken medewerkers. Daarin stond uitvoerige informatie over de specifieke consequenties en jaarlijkse compensatieregeling voor elke medewerker. Balistreri: ‘Voor veel mensen is pensioen toch een ver-van-mijn-bedshow. Ik wist dat het goed zat, toen ik een e-mail kreeg van een kritische medewerker die het allemaal lang vond duren. Nadat hij de persoonlijke pensioenbrief binnen had, liet hij weten: Ik snap nu waarom het zo lang heeft geduurd, bedankt hiervoor. Mooi was dat.’

In de samenwerking met BexerHamstra was de persoonlijke klik heel belangrijk, vonden Balistreri en Starink. Inhoudelijk voldeed BexerHamstra aan de verwachtingen, met een goed overzicht van de totale casus en de juridische en fiscale marktontwikkelingen. De adviseurs konden volgens Starink ook goed overweg met alle stakeholders. ‘Je werkt lange tijd met elkaar. Dan wil je ook een persoonlijke klik, een beetje lol hebben. Niet voor niets is ‘fun in business’ ons devies.’ Een adviesbureau moet passen bij de cultuur van het bedrijf, vindt ook Balistreri. ‘Wij zoeken mensen die net als ons bedrijf pragmatisch en professioneel zijn, en zaken niet onnodig ingewikkeld maken. No-nonsense, maar wél goed. Die match met BexerHamstra vonden we heel belangrijk.’

Aantrekkelijke werkgever

En het contact met de OR? Daarin stonden openheid en vertrouwen voorop, zegt de HR-directeur. ‘Vertrouwen is tijdens zo’n proces hartstikke belangrijk. Zo deelden wij alle stukken met de pensioencommissie. Het was een échte samenwerking. We waren scherp op de inhoud en kregen natuurlijk ook niet alles wat we wilden. Maar we gingen nooit met een wanklank uit elkaar. Wij wilden medewerkers zoveel mogelijk tegemoetkomen, maar er zat wel een maximum aan ons budget en aan de overgangsperiode naar de nieuwe regeling.’

Het pensioen is ingebed in het totale arbeidsvoorwaardenpakket, benadrukt Balistreri. Den Hartogh is daarom zelf ook gebaat bij een voor medewerkers goede regeling. ‘We willen een aantrekkelijke werkgever zijn, ook op de lange termijn. In onze sector en met onze groeiambities is dat in ons eigen belang.’

Meer artikelen over pensioen op onze website:

Pensioenakkoord: afwachten of ingrijpen?

Pensioenakkoord biedt kansen voor beschikbare premieregeling (DC)